Le records management à l’UCL

C’est à la suite d’un audit sur le management de l’information et des documents d’administration, dont j’ai présenté les conclusions et les préconisations en termes d’outils et de solutions d’amélioration, qu’il m’a semblé indispensable en accord avec ma direction et en premier lieu, d’entreprendre la mise en oeuvre du records management à l’ICL (Institut Catholique de Lille).

Cette première solution a pour avantage, lors de la première étape d’un tel projet, la mise à plat d’un existant informationnel et documentaire et donc d’avoir une vue d’ensemble des problématiques liées à la conservation et à la gestion des documents vitaux. C’est, en quelque sorte, un premier pas vers la mise en place d’autres solutions méthodiques ou logicielles, tels que la GED (Gestion électronique Documentaire), le KM (Gestion des connaissances) ou encore l’archivage électronique, par la conception d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) ou de la structuration d’un Intranet, d’un logiciel de banques d’images, par exemples.

Avec plus de 500 acteurs, enseignants et administratifs confondus, l’ICL comprend 6 facultés (Lettres et Sciences Humaines, Droit, Sciences Economiques, Théologie, Médecine, Sciences et Technologies) et plus de 25 services administratifs et techniques. Ce qui engendre, bien entendu, une très importante production et réception de documents que l’on a bien du mal à maîtriser, chacun ayant sa manière de gérer ces informations.

Au sein de l’UCL, avec ces 21 200 étudiants inscrits, la vie universitaire étudiante bat son plein. Il existe à ce jour, plus de 300 associations étudiantes, associées au écoles et aux facultés et administrées par la Fédération des Etudiants (la Fédé ou encore la FEUCL) qui tente de mettre de l’ordre dans ses dossiers. Pour cela, elle propose des soirées formation aux membres élus et ainsi, accompagnée des records managers du Service Central des Archives et du Records Management, dont je suis responsable depuis 3 ans, nous essayons de mettre de l’ordre en proposant cette méthode, qui avec un peu de bonne volonté, peut-être mise en application rapidement. En effet, il devient de plus en plus important de mettre tout en oeuvre pour que la passation des dossiers des associations, à l’occasion des changements d’équipes, au regard des élections annuelles, se passe au mieux. Voir : la présentation faîte aux étudiants et les ateliers. C’est aussi pour nous, l’occasion de les sensibiliser à la conservation de la mémoire collective et étudiante de notre ensemble universitaire.

Le records management met essentiellement l’accent sur les documents records, sur ceux obéissants à des exigences légales de conservation et de communication. Cependant, les besoins d’amélioration globale m’ont porté à diriger mon action sur un ensemble de documents, quel que soit leur support et quel que soit leur valeur. Un document n’est-il pas record aussi, lorsqu’il est indispensable à la conduite de l’activité, voire à la prise de décision, à un moment donné de son existence, même s’il n’a pas de durée de conservation légale?

C. Desmettre

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